論阿鼎的文書處理技巧

看見「浩鼎門」裏的有紅字黑字的Word document,親切感油然而生。「追蹤修訂」(track change)是我跟編輯班學生改稿的必要工具,五顏六色的稿,多年來陪伴我們度過多少漫漫長夜。追蹤修訂裏的每個功能,我們都熟悉無比,看這新聞更是回味無窮。

追蹤修訂的精髓,在於改稿者的每個改動,都會留下印記,讓下一個審稿者知道前人改過什麼。每個改稿的人,都有一種顏色,若五個人改過,稿裏的字就有五種色。而每個修訂,都有修訂者的名字簡寫、修改時間,以及修改了的內容。若對方用的是公用電腦,那修訂者便只是user。

從一個文書檔案,我們能讀出許多資料。現在人們說,是梁振英拿了周浩鼎的文件來修改,但這份檔案,作者是CEO-SA,即是特首辦特別助理(Special Assistant)的簡稱,而不是周浩鼎,令人懷疑,這文件會不會本就是由特首辦人員撰寫?

《明報》記者向特首辦特別助理邱萍菲查詢,她說只是下載文件,沒參與修改。但在Word的操作裏,下載者並不會成為文件的作者,一份文件無論被下載多少次,作者仍是最初撰稿的人,除非下載者故意去改。

為什麼梁振英要用追蹤修訂來改,而不直接改呢?用追蹤修訂的目的,是提醒看稿的人自己改了什麼,希望對方多加留意。收稿的人若認為稿件沒問題,按「接受文件中的所有變更」,改稿者留下的印記便會消失。

梁振英想提醒阿鼎,沒想過他連看都沒看就傳給秘書處,覆水難收。若阿鼎竟然看了而照傳出去,則連僅有的敏感度都欠奉,更難饒恕。隊友水平若此,誰還需要敵人呢?

文:陳惜姿

原文載於《明報》時代版(2017年5月19日)